¿Qué datos debe facilitar el trabajador a su empresa y cuáles no tiene obligación?

Consulta: una trabajadora se pone en contacto con nosotros y nos pregunta si tiene obligación de facilitar a su empresa los datos de dónde ha residido en los últimos 5 años.

Respuesta: Tal y como está planteada la pregunta, la respuesta no puede ser otra que NO. No tiene tal obligación; ahora bien, ampliando la pregunta: ¿existe obligación del trabajador de facilitar datos a la empresa? El trabajador SÍ tiene obligación de facilitar a la empresa una serie de datos y su negativa a facilitarlos, puede conllevar sanciones e incluso, el despido por un incumplimiento de sus obligaciones para con la empresa.

Pero, ¿qué datos tiene obligación de facilitar el trabajador? Una información mínima; aquella necesaria para el desempeño del trabajo a realizar o para el puesto de trabajo que es contratado y una Información adicional. Vamos a ver cada una de ellas.

• INFORMACIÓN MÍNIMA
  • Nombre completo
  • Datos de contacto: dirección actual, teléfono, correo electrónico.

Por nuestra parte, también consideramos como información mínima: el número de la Seguridad Social y la cuenta donde ingresar el salario del trabajador. Esto es así porque, no facilitar el número de la Seguridad Social puede acarrear consecuencias negativas para la empresa a la hora de cumplir con sus obligaciones sociales y la empresa podría intentar sancionar al trabajador, en ese supuesto.

Con respecto a la cuenta, porque le interesa al trabajador facilitar su cuenta para recibir su cobro. La cuenta es necesaria siempre que el pago se realice por trasferencia. Si bien el art. 29 del Estatuto de los Trabajadores – ET posibilita el pago en metálico, existe el límite de hasta 1.000 € (art. 18 de la Ley 11/2021 de 9 de julio), siendo aconsejable, que el empresario pague el salario mediante transferencia para poder justificar el pago y para evitar problemas con la Agencia Tributaria.

• INFORMACIÓN ADICIONAL, esta dependerá de las prestaciones que conlleve la contratación y el tipo de trabajo a realizar.

En cualquier caso, la empresa no puede pedir a sus trabajadores datos personales que no sean necesarios para el cumplimiento del contrato de trabajo, ni tampoco pedir datos personales que sean especialmente sensibles o protegidos, como por ejemplo:

• Permiso de circulación: si el puesto de trabajo fuera de conductor será necesario que la empresa pida al trabajador y este facilite el permiso del carnet de conducir y, posiblemente, un certificado con los puntos del carnet vigente.
• Datos profesionales o académicos: si para el puesto se necesita una titulación específica se podrá pedir el certificado de la titulación, las calificaciones, así como referencias laborales.
• Datos médicos en caso de baja médica o incapacidad.
• Datos biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial): cuando la empresa realice un control de horario o acceso, a través de los mismos.
• Datos relativos a la ideología, religión, creencias, orientación sexual o vida sexual.
• Origen racial o étnico.
• Datos genéticos o relativos a la salud (con la salvedad apuntada anteriormente para situaciones de incapacidad o baja médica).
• Datos sobre condenas o infracciones penales (salvo que la empresa esté legalmente autorizada para ello y se trate de un puesto especifico).

Tampoco la empresa podrá solicitar ni utilizar datos personales de trabajadores que haya obtenido de forma ilícita o que figuren en redes sociales, y siempre necesitará una autorización expresa de su trabajador.

A veces, a la hora de contratar o estar en un proceso de contratación, se habla de un Formulario Sterling. Este es un formulario que contrata la empresa para verificar los antecedentes de los candidatos de una forma clara y directa, a través de algoritmos, los cuales variarán conforme a los requisitos marcados por la empresa para los candidatos al puesto de trabajo. Si bien es una forma rápida de seleccionar, necesita siempre de un consentimiento previo del trabajador.

En todo caso, la empresa está obligada a garantizar la seguridad de los datos que le son facilitados y evitar cualquier acceso no autorizado, pudiendo ser sancionada en caso de incumplimiento o de negligencia en el cuidado de los mismos. La empresa también tiene obligación de eliminar todos los datos recopilados del trabajador una vez acabada su relación.

Conocer los derechos y las obligaciones es un paso previo, por ello, si te has visto en alguna situación como esta, si tu empresa te está solicitando o te ha solicitado alguna de esta información, en Borja Paredes Abogados podemos ayudarte. Ponte en contacto con nosotros.

NORMATIVA aplicada:

RDLegislativo 2/2015 de 23 de octubre, se aprueba el texto refundido del Estatuto de los Trabajadores Link

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos: artículo 5 . Link

RD 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, artículo 1 y siguientes. Link

Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) artículos 5 y 6. Link

RDLegislativo 5/2000 de 4 de agosto, se aprueba la ley sobre infracciones y sanciones en el orden social. Link

Ley 11/2021 de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen las normas contra las practicas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en material de regulación del juego, artículo 18 que modifica la Ley 7/2012 de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude. Link